كيف تدير مخزونك بفاعلية وأمان ؟
2023-08-10
يحتاج الكثير من الأفراد في وقتنا الحالي إلى برنامج محاسبي خاص بإدارة المخازن لكي يتوافق مع بيئة العمل ومتطلبات السوق خاصة بالنسبة للمخازن خاصة من يقوم بالإتجار في السلع الغذائية أو المستلزمات الطبية وغيرها من المنتجات التي تحتاج إلى عناية خاصة بحيث يقوم ذلك البرنامج بعمل تنظيم لعملية إدارة المخازن بصورة سهلة وبسيطة .
ولذلك نقدم لك عزيزي القارئ كافة المعلومات التي قد تحتاج إلى معرفتها عن إدارة المخازن الكبرى التابعة للشركات أو المؤسسات الكبرى مع بعض طرق إدارة المخزون الصحيحة وأهم البرامج التي تساعدك على إدارة المخزون بفاعلية، وليس هذا فقط بل نستعرض بعض المميزات المتعلقة ب برنامج إدارة المخازن الذي تقدمه شركة تاب وذلك في السطور التالية فتابعونا في مقال مفصل عن إدارة المخزون والمخازن وأفضل برامج محاسبة .
ماذا تعني إدارة المخازن ؟
إدارة المخازن هي واحدة ضمن المهارات التي يتم تدريسها في الكثير من الجامعات والمعاهد وعلى الرغم من عدم اهتمام الكثير بها إلا أنها قد تعرض الكثير من المصانع والمؤسسات الخسائر المادية الفادحة خاصة عندما تكون في الممتلكات أو تكون من خلال الحواسب وتخزين البيانات والمعلومات المتعلقة بالشركة أو المخزن وخاصة الأمور المالية والحسابية ولذلك قبل أن يتم البدء في تنفيذ مشاريع أو إنتاج سلع وبضائع مقدمة للجمهور أن يتم اختيار الأماكن المناسبة لتخزين تلك البضائع حتى لا تتعرض للتلف أو الكسر أو الضياع فيما بعد.
إدارة المخازن هي واحدة ضمن المهارات التي يتم تدريسها في الكثير من الجامعات والمعاهد وعلى الرغم من عدم اهتمام الكثير بها إلا أنها قد تعرض الكثير من المصانع والمؤسسات الخسائر المادية الفادحة خاصة عندما تكون في الممتلكات أو تكون من خلال الحواسب وتخزين البيانات والمعلومات المتعلقة بالشركة أو المخزن وخاصة الأمور المالية والحسابية ولذلك قبل أن يتم البدء في تنفيذ مشاريع أو إنتاج سلع وبضائع مقدمة للجمهور أن يتم اختيار الأماكن المناسبة لتخزين تلك البضائع حتى لا تتعرض للتلف أو الكسر أو الضياع فيما بعد.
و قديماً كان يتم استخدام أساليب وطرق تقليدية في حفظ البيانات المتعلقة بتلك البضائع أو السلع أو الخدمات المقدمة للجمهور حيث كان يتم استخدام نظام الدفاتر الورقية لتدوين المعلومات الخاصة بالسلع وتدوين الأسعار وكافة البيانات المتعلقة بحجم البضائع، ولكن كانت تتعرض الكثير من الشركات للخسائر خاصة في حالة فقدان تلك الدفاتر بل وكانت تتعرض للكثير من عمليات السرقة بسبب تغيير في الحسابات والنتائج.
ولكن مع التطور التكنولوجي وظهور الأساليب العلمية والمتطورة في إدارة المخازن ظهرت الكثير من البرامج التي عملت على تسهيل كافة الأمور المالية والحسابية وتخزين أكبر كم من البيانات والمعلومات المتعلقة بالسلع من خلال برامج إدارة المخازن المتطورة، حيث ساعدت على حفظ كافة المعلومات والبيانات والأسعار الخاصة بالمنتج وسهولة الوصول إليها واسترجاعها في أي وقت وبالتالي أحدثت طفرة في مجال إدارة المخزون والمخازن معاً .
الفرق بين المخزون والمخازن :
- وعلى الرغم من تشابه مفهوم المخزون مع المخازن إلا أن كلا التعبيرين يشير إلى مفاهيم مختلفة حيث إن المخازن هي المساحة أو المكان ذات المساحة الشاسعة التي يتم حفظ كافة السلع والبضائع داخلة بل ويشير أيضاً إلى ذلك المكان الذي يمكن حفظ البيانات داخله سواء كان ذلك من خلال البرامج والتطبيقات الحديثة التي تتوافر على أجهزة الحواسيب والتي يمكن من خلال حفظ أكبر قدر من البيانات والمعلومات الخاصة بالسلع أو البضائع أو بيانات العملاء والموظفين وغيرها من الملفات من خلال برامج محاسبة متطورة.
- بينما نجد على الجانب الآخر أن المخزون المقصود به تلك البضائع أو البيانات التي يتم تخزينها وهي تختلف في الكميات والأحجام ولكي يتم النجاح في إدارة ذلك المخزون يجب أن يتم اختيار المخازن المناسبة لذلك المخزون سواء كانت بضائع أو سلع مادية أو كانت معلومات أو حسابات تحتاج لقاعدة بيانية كبرى حتى تستوعبها حتى لا تتعرض للفقد أو الضياع أو التلف في حالة البضائع أو المنتجات المتواجدة بكميات كبيرة لحين طلبها فى مخازن أو مستودعات قريبة من جهة الاستخدام على أن يتوافر فى هذه المخازن أسلوب التخزين المناسب للمواد المخزنة.
- بل ويحوز المخزون على اهتمام فائق من قبل المؤسسات نظراً لما يحتويه من منتجات وبضائع تعتمد على الأصول المتداولة لتلك المؤسسة أي هي رأس المال الذي يجنى من وراءه صاحب العمل الأموال ويحقق الربح، ولذلك فإن أي تغيير في تلك الأصول يسبب خسارة لرب العمل ويعود ذلك أيضاً على الموظفين بالكامل خاصة عندما يحدث سوء تخزين لذلك المخزون أو حدوث أي تلفيات به فهو يعتبر الوسيلة أو الأداة الأكثر فاعلية في منظومة البيع والشراء بل وبرامج محاسبة بشكل عام .
كيف تدير مخزونك بفاعلية :
- أما بالنسبة لطريقة إدارة المخازن بصورة صحيحة فهي تتم من خلال عدة خطوات حيث أن المهمة الأساسية التي تقوم بها المخازن هي الاحتفاظ بالكميات الكبرى الخاصة بالمنتجات أو السلع خاصة التي تحتاج إلى رعاية أو طرق خاصة في الحفظ والتخزين، ولذلك يجب أن تتوافر به بعض السمات التي تساعد على الحفاظ على المخزون وعلى رأسها السعة أو الحجم .
- يجب أن يكون المخزن ذو حجم كبير حتى يستوعب كافة البضائع والمنتجات وأن يكون جيد التهوية ومزود بنظام التكييف والتبريد خاصة في حالة المنتجات الغذائية حتى لا تصاب بالتلف أو تنتهي فترة صلاحيتها سريعاً، بل ويجب أيضاً أن يتم الاحتفاظ بالكميات المناسبة لحجم المخزن ولا يتم تعبئة المخزن فوق القدر المسموح له حتى لا يضر المخزون .
- أن يتم الفحص الدوري لكافة المنتجات والبضائع المخزنة لتفادي حدوث أي مشاكل به مع توفير فريق كبير أو طاقم عمل يقوم بالمتابعة الدورية له مع تواجد أفراد أمن لمزيد من الحماية والأمان للمخزن، وأن يتم تواجد تلك المخازن في مكان قريب من أماكن استخدام تلك المنتجات لتوفير التكلفة العامة الخاصة بالنقل ولتفادي مخاطر الانتظار خاصة للسلع الغذائية.
- في النهاية يجب أن يكون هناك فريق خاصة بالمراقبة على تلك المخازن من خلال توافر كاميرات داخل المخازن بل ويتم توافر برامج خاصة بإدارة المخازن حتى يقوم على نظم معلومات سليمة من خلال قاعدة بيانات ضخمة يتم تخزين كافة المعلومات المتعلقة بالبضائع حتى يتم تحديد الكميات التي تدخل لتلك المخازن بصورة يومية والتي تخرج منه بكل دقة مع حساب نسبة المبيعات اليومية وحساب الأرباح بل وحجم الخسائر أيضاً في حالة حدوث ذلك .
أهمية برامج إدارة المخازن :
- تساعد برامج إدارة المخازن على تسهيل الحركات اليومية الخاصة بدخول البضائع للمخازن وخروجها منها حيث كان يستخدم قديماً نظام الدفاتر التجارية التي يتم تسجيل كافة البضائع بها مما كان يجعلها عرضة للتلف بصورة كبيرة بل والضياع في أي وقت مما يعني خسارة فادحة لأصحاب المخزن، وليس هذا فقط بل كانت تتم بعض محاولات السرقة أو تغيير في الحسابات ونسبة الأرباح .
- ولكن منذ ظهور الحاسب الآلي وخاصة برامج إدارة المخازن تغيرت تلك الأساليب والطرق المتبعة في إدارة المخازن بالكامل بحيث أصبحت أسهل وأكثر دقة مما مضى وتنعدم بها نسبة الأخطاء تقريباً، وذلك بسبب الاعتماد على نظام دقيق ومدروس يعتمد تخزين البيانات من خلال قراءة شريط الباركود الخاص بها وبالتالي يتم تسجيلها على البرنامج واسترجاعها في أي وقت بمعنى حساب عددها وتكلفتها عند خروجها من تلك المخازن بكل سهولة فهي ضمن أفضل برامج محاسبة يمكن استخدامها في نظم إدارة المخازن بشكل عام .
مميزات برنامج المخازن الذي تقدمه شركة تاب :
- أما بالنسبة لأهم المميزات التي تتوافر في برنامج إدارة المخازن الذي تقدمه شركة تاب التي تعتبر إحدى الشركات الرائدة في مجال تصميم البرامج المحاسبية في الوطن العربي فهي كثيرة ومتعددة حيث يوفر الآتي :
- يوفر برنامج إدارة المخازن الخاص بشركة تاب تقارير يومية خاصة بحجم البضائع في المخازن أو بمعنى آخر يقوم بجرد السلع المخزنة في تلك المخازن وحركة البيع الخاصة بها وتقارير عن البضائع الراكدة والبضائع التي يزيد الطلب عليها مع بطاقات التصنيف التي يحتاج إليها أصحاب المخازن لمعرفة حركة دخول وخروج البضائع .
- بل وتوفر للعملاء خانات خاصة بالتقييم حتى يتم قياس مدى رضاء الزبائن أو الموردين لتلك المخازن وبالتالي تتحسن جودة الخدمات المقدمة من قبل ذلك المخزن ويساعد ذلك على تطوير بيئة العمل بشكل مستمر وتظل المؤسسة في نجاح وتقدم بصورة مستمرة بفعل برامج محاسبة متطورة في مجال إدارة المخازن .
- ويعمل أيضاً برنامج إدارة المخازن على توفير عدد كبير من وحدات القياس أو حجم الكميات التي تدخل المخزن إما من خلال الوزن أو عدد الكراتين ويتم التحكم في ذلك من خلال البرنامج، ويساعد أيضاً البرنامج على قراءة كافة المعلومات المتعلقة بالسلعة من خلال شريط الباركود الذي يعمل على تحديد الصنف والكمية ومن ثم يقوم بعمل حصر أو جرد تلقائي لتقدير حجم العجز أو حساب الفائض .
- ويعمل برنامج إدارة المخازن الذي تقدمه شركة تاب على إمكانية البحث عن المنتجات من خلال رقم التسلسل الخاص بها وتسجيل الكميات بعدة طرق إما من خلال الكاميرا المتصلة بالبرنامج أو من خلال التسجيل اليدوي للكميات، وفي حالة وجود أي خلل أو توافر بعض المنتجات الغير مطابقة للمواصفات يتم ظهور بعض الرسائل التحذيرية أو الإنذارات التي تساعد على تغيير أو معالجة ذلك الخلل .
- ويوفر أيضاً برنامج إدارة المخازن عدد لا نهائي من الأكواد الخاصة بتسجيل المنتج وإمكانية إضافة شاشات أو أجهزة أخرى للشاشة أو الجهاز الرئيسي الخاص بالمخزن، ويتم تحديد طريقة التعامل المناسبة مع المخزون سواء كان من خلال الجرد أو الأكواد أو حد الطلب أو تاريخ الصلاحية أو التسعيرات المختلفة، بل وتعتبر الميزة الأكثر أهمية في ذلك البرنامج هو القدرة على نقل البضائع أو تحويلها من مخزن داخل فرع إلى مخزن آخر في فرع آخر مما يساعد على المرونة والسهولة في نقل السلع وتداولها .
طريقة الحصول على برنامج إدارة المخازن :
- أما بالنسبة لطريقة الحصول على برنامج إدارة المخازن فهو شأنه شأن باقي برامج محاسبة الشركات والمؤسسات فيتم من خلال الدخول على الموقع الرسمي الخاص ببرنامج إدارة المخازن ومن ثم يتم الضغط على أيقونة طلب عرض سعر لتواصل فريق المبيعات معك والاتفاق علي موعد لعمل ديمو للبرنامج لمعرفة مميزات البرنامج.
- في حالة الرغبة في شراء ذلك التطبيق فهو شأنه شأن باقي برامج محاسبة الشركات والمؤسسات فيتم من خلال الرابط الخاص بالموقع والتواصل مع الشركة من خلال الضغط علي ايقونة طلب عرض سعر لتواصل فريق المبيعات معك ، أو تتم من خلال الذهاب لموقع الشركة الرسمي والتعامل مع فريق مؤهل خاص بالشركة يساعد على التدريب على التعامل مع ذلك البرنامج بصورة صحيحة .